ESG in de hotellerie: hoe u gegevens structureert, de CO2-voetafdruk berekent en uw hotel voorbereidt op rapportage

1. ESG in de hotellerie begint niet met een rapport

Een ESG-rapport is het eindresultaat van een veel langer proces. Eerst moet worden bepaald welke gegevens nodig zijn, waar deze zich bevinden, wie ervoor verantwoordelijk is en of ze kunnen worden vergeleken met gegevens uit eerdere perioden.

Voor een hotel kan dit betekenen dat informatie uit meerdere bronnen moet worden gecombineerd: energiefacturen, boekhoudsystemen, ERP, inkoop, administratie, HR, afvaldocumentatie en informatie van leveranciers.

Zelfs als een organisatie geen uitgebreid ESG-rapport opstelt, kan er om specifieke gegevens worden gevraagd door zakelijke klanten, banken, eigenaren, investeerders of partners hogerop in de waardeketen. Daarom wordt ESG in toenemende mate een onderdeel van het dagelijkse management en B2B-relaties, in plaats van slechts een rapportageverplichting.

2. De CO2-voetafdruk van een hotel is veel meer dan alleen energie

In de hotellerie is de eerste associatie met emissies heel vaak energie. Dat is logisch. Verwarming, koeling, ventilatie, verlichting, spa’s, zwembaden, keukens en wasserijen kunnen een aanzienlijk deel van het energieverbruik voor hun rekening nemen.

De CO2-voetafdruk van een organisatie eindigt echter niet bij de elektriciteitsrekening. Een hotel moet ook brandstoffen, transport, inkopen, materialen, afval, zakenreizen, externe diensten en emissies gerelateerd aan de activiteiten van leveranciers en partners analyseren.

Daarom betekent zelfs een zeer hoog aandeel hernieuwbare energie niet automatisch dat we de volledige CO2-voetafdruk van de organisatie al kennen. Een totaalbeeld van de emissies is noodzakelijk.

3. Scope 1, Scope 2 en Scope 3 in de hotellerie

Volgens de benadering van het GHG Protocol worden de emissies van een organisatie geanalyseerd in drie scopes:

• Scope 1 omvat directe emissies, bijv. als gevolg van brandstofverbranding in het hotel of het gebruik van een eigen wagenpark.
• Scope 2 heeft betrekking op indirecte emissies gerelateerd aan ingekochte elektriciteit, warmte of koeling.
• Scope 3 omvat overige indirecte emissies in de waardeketen, waaronder ingekochte producten en diensten, transport, zakenreizen, afval en activiteiten van leveranciers.

Juist Scope 3 blijkt heel vaak het meest veeleisende onderdeel van de berekeningen. Niet omdat de vergelijking zelf bijzonder moeilijk is. Het probleem ligt in het verkrijgen en structureren van de juiste gegevens. U moet weten waar een bepaalde waarde vandaan komt, aan welke categorie deze moet worden toegewezen, welke emissiefactor moet worden toegepast en of hetzelfde proces volgend jaar kan worden herhaald.

4. De hotellerie heeft al eigen meetmethoden

De hotelbranche begint haar decarbonisatieproces niet vanaf nul. Een voorbeeld is de Hotel Carbon Measurement Initiative (HCMI), een methodologie die is ontwikkeld voor hotels om de emissies die gepaard gaan met de exploitatie van faciliteiten te meten en te rapporteren.

Dit toont een belangrijke ontwikkelingsrichting voor de sector. Een volwassen benadering van ESG is steeds vaker gebaseerd op vergelijkbare data, een heldere methodiek, gedefinieerde informatiebronnen en een herhaalbaar proces. De milieumaatregelen zelf – zoals de installatie van zonnepanelen, het verminderen van plastic of het vervangen van verlichting – blijven belangrijk. Ze vervangen de meting echter niet. Pas de meting maakt het mogelijk om te beoordelen welke acties daadwerkelijk effect sorteren.

5. Scope 3 en het belang van data in het MICE-segment

Bijzonder interessant is de impact van ESG op het segment van zakelijke klanten en MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions). Bedrijven die conferenties, trainingen en evenementen organiseren, willen steeds vaker de milieu-impact ervan weten. Om de CO2-voetafdruk van een evenement te berekenen, hebben ze niet alleen gegevens van hun eigen organisatie nodig. Ze hebben ook informatie nodig van het hotel, vervoerders en andere leveranciers.

Een goed voorbeeld op de Poolse markt is Hotel Arłamów, dat in zijn eerste Duurzaamheidsrapport zowel de behaalde resultaten liet zien als de gebieden die gepland zijn voor verdere ontwikkeling, inclusief een meer omvattende benadering van Scope 3.

Dit toont aan dat gegevens over de CO2-voetafdruk niet alleen van belang kunnen zijn voor rapportage. Ze kunnen ook een onderdeel worden van het B2B-aanbod van het hotel en een concurrentievoordeel vormen in gesprekken met zakelijke klanten.

6. Het grootste probleem is vaak niet het gebrek aan data, maar de versnippering ervan

Een hotel beschikt mogelijk al over de meeste informatie die nodig is om de CO2-voetafdruk te berekenen. Het probleem is dat deze zich op verschillende plaatsen bevindt.

Energiefacturen zitten bij de boekhouding. Gegevens over brandstoffen – bij de administratie. Aankopen – in het ERP. Afval – bij de afvalverwerker. Werknemersinformatie – bij HR. Gegevens van leveranciers verschijnen in Excel-lijsten, bijlagen of e-mails.

Bij een kleine hoeveelheid gegevens kan men proberen deze handmatig te beheren. Naarmate de schaal van het proces groeit, beginnen er echter vragen te rijzen:

• Waar komt deze waarde vandaan?
• Wie heeft het gewijzigd?
• Welke factor is gebruikt?
• Zullen de gegevens volgend jaar op dezelfde manier worden berekend?

En precies op dit punt is een spreadsheet niet langer een handig hulpmiddel om het hele proces te beheren.

7. NEOGAGE Carbon Footprint: van hotelgegevens naar een betrouwbare CO2-voetafdruk

NEOGAGE Carbon Footprint is ontworpen om te werken met de emissiegegevens van de hele organisatie. Het is geen eenvoudige CO2-calculator. Het is een omgeving waarmee u het proces kunt structureren, van gegevensverzameling via analyse tot rapportage.

Het systeem maakt onder andere mogelijk:

• het uitvoeren van Scope 1, Scope 2 en Scope 3 inventarisaties,
• het in kaart brengen van de structuur van de organisatie en individuele eenheden,
• het gebruik van erkende databases met emissiefactoren,
• het analyseren van emissiebronnen,
• het monitoren van trends en intensiteitsindicatoren,
• het vergelijken van opeenvolgende perioden,
• het verkrijgen van gegevens van leveranciers en partners,
• het plannen en monitoren van reductieactiviteiten,
• het opstellen van rapporten conform het GHG Protocol en ISO 14064.

Hierdoor hoeft het hotel het hele proces niet elk jaar vanaf nul op te bouwen. De gegevens kunnen in één gestructureerde omgeving blijven en in volgende rapportageperioden worden gebruikt. Dit is vooral cruciaal in organisaties met meerdere faciliteiten, afdelingen of gegevensbronnen. NEOGAGE Carbon Footprint heeft tevens een kwaliteitsbevestiging in de vorm van het TÜV NORD “Bewezen Product” (Proven Product) certificaat.

8. NEOGAGE ESG – een bredere kijk op rapportage

De CO2-voetafdruk is een van de belangrijkste elementen van ESG, maar dekt niet de volledige reikwijdte van de rapportage. Daarom bestaat naast NEOGAGE Carbon Footprint ook NEOGAGE ESG.

Het systeem ondersteunt een breder beheer van ecologische, sociale en bestuurlijke gegevens en de voorbereiding van rapportage in overeenstemming met de VSME-standaard. Het stelt u onder meer in staat om informatie te centraliseren, de volledigheid van gegevens te controleren, KPI’s te analyseren, een wijzigingsgeschiedenis bij te houden en een rapport op te stellen voor verder gebruik door klanten, banken of andere belanghebbenden.

In de praktijk beantwoorden beide oplossingen aan verschillende behoeften:

• NEOGAGE Carbon Footprint – wanneer een organisatie emissies wil berekenen, analyseren en beheren.
• NEOGAGE ESG – wanneer het een breder ESG-rapportageproces wil structureren.

9. Van rapportage naar management

De meest volwassen benadering begint wanneer het rapport geen doel op zich meer is. Het CO2e-resultaat alleen vertelt u nog niet wat u vervolgens moet doen. Veel belangrijker zijn de volgende vragen:

• Waar ontstaan de meeste emissies?
• Wat is er ten opzichte van vorig jaar veranderd?
• Welke acties sorteren effect?
• Waar ligt het grootste potentieel voor reductie?
• Zijn de gegevens goed genoeg voorbereid voor rapportage of latere verificatie?

Daarom is het de moeite waard om over te stappen van eenmalig rekenen naar continu beheer van de CO2-voetafdruk. NEOGAGE stelt u in staat om gegevens, berekeningen, analyse, rapportage en reductieactiviteiten in één proces te combineren. Hierdoor kan ESG niet alleen een verplichting of een eenmaal per jaar uitgevoerd project zijn, maar een echt hulpmiddel dat zakelijke beslissingen van het hotel ondersteunt.

---

10. FAQ – ESG in de hotellerie

Wat betekent ESG in de hotellerie?
ESG in de hotellerie omvat de manier waarop een hotel omgaat met zijn milieu-impact, sociale kwesties en corporate governance. In de praktijk kan dit betrekking hebben op energie, broeikasgasemissies, water, afval, werknemers, leveranciers, veiligheid en de manier waarop de organisatie wordt bestuurd.

Is elk hotel verplicht om een ESG-rapport op te stellen?
Niet elk hotel is direct onderworpen aan rapportageverplichtingen. Zelfs organisaties zonder een dergelijke verplichting kunnen echter om ESG-gegevens worden gevraagd door zakelijke klanten, banken, investeerders, eigenaren of andere bedrijven die in hun waardeketen actief zijn.

Hoe berekent u de CO2-voetafdruk van een hotel?
Het proces begint met het definiëren van de organisatiegrenzen en het verzamelen van gegevens over energie, brandstoffen, transport, inkopen, afval en leveranciers. De gegevens worden vervolgens toegewezen aan de juiste Scope 1, Scope 2 en Scope 3 categorieën en omgerekend met behulp van de juiste emissiefactoren.

Wat is het verschil tussen Scope 1, Scope 2 en Scope 3?
Scope 1 omvat de directe emissies van de organisatie, Scope 2 betreft indirecte emissies gerelateerd aan ingekochte energie en Scope 3 de overige indirecte emissies die ontstaan in de waardeketen.

Waarom is Scope 3 moeilijk te berekenen?
De grootste uitdaging is meestal het verkrijgen van de juiste gegevens van meerdere afdelingen, leveranciers en partners. De gegevens kunnen in verschillende formaten verschijnen en vereisen toewijzing aan de juiste categorieën en toepassing van de juiste emissiefactoren.

Is Excel voldoende om de CO2-voetafdruk van een hotel te berekenen?
Bij een kleine hoeveelheid gegevens kan een spreadsheet in de beginfase voldoende zijn. Naarmate het aantal bronnen, leveranciers, locaties en rapportageperioden toeneemt, wordt het echter steeds moeilijker om consistentie, een wijzigingsgeschiedenis en de herhaalbaarheid van het proces te behouden.

Hoe kan NEOGAGE Carbon Footprint een hotel helpen?
NEOGAGE Carbon Footprint stelt u in staat emissiegegevens te verzamelen en te organiseren, Scope 1, Scope 2 en Scope 3 te berekenen, te werken met emissiefactoren, trends te analyseren, perioden te vergelijken, gegevens van leveranciers te verkrijgen en rapporten op te stellen in één omgeving.

Wat is het verschil tussen NEOGAGE Carbon Footprint en NEOGAGE ESG?
NEOGAGE Carbon Footprint richt zich op het berekenen, analyseren en beheren van de CO2-voetafdruk. NEOGAGE ESG dekt een breder scala aan ecologische, sociale en bestuurlijke gegevens en ondersteunt rapportage in overeenstemming met de VSME-standaard.

Kunnen ESG-gegevens belangrijk zijn bij het bedienen van zakelijke en MICE-klanten?
Ja. Een zakelijke klant kan hotelgegevens nodig hebben om de CO2-voetafdruk van een conferentie, vergadering of zakenreis te berekenen. De mogelijkheid om snel gestructureerde informatie te verstrekken, kan daarom ook B2B-samenwerking ondersteunen.

Helpt het systeem gegevens voor te bereiden op een audit of verificatie?
Ja, een goed gestructureerd systeem helpt gegevensbronnen, de berekeningswijze, de gebruikte factoren en de informatiegeschiedenis te behouden. Dit maakt het gemakkelijker om materialen voor latere verificatie of controle voor te bereiden, hoewel het systeem zelf een onafhankelijke auditor niet vervangt.

ESG in de hotellerie hoeft geen extra Excel te betekenen

Hoe meer gegevens er verzameld moeten worden, hoe belangrijker de kwaliteit, de bron en de herbruikbaarheid ervan zijn.

NEOGAGE Carbon Footprint helpt u de stap te zetten van versnipperde data naar een gestructureerd proces van berekening, analyse en beheer van emissies. NEOGAGE ESG breidt dit proces uit met bredere ESG-rapportage.

Hierdoor kunnen de gegevens niet alleen dienen voor het opstellen van het rapport, maar ook voor besluitvorming, samenwerking met zakelijke klanten en het plannen van verdere reductiemaatregelen.

Maak kennis met NEOGAGE Carbon Footprint en NEOGAGE ESG en ontdek hoe u ESG-gegevens in uw organisatie kunt structureren.